Seit dem 18. April 2017 führt die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) die Vergabe von Planungsleistungen von Architekten und Ingenieuren, die oberhalb des EU-Schwellenwertes liegen, über ihre elektronische Vergabe durch. Grund für diesen ersten und frühen Schritt im elektronischen Vergabeprozess war eine gesetzliche Vorgabe, die die GMSH als Zentrale Beschaffungsstelle definiert. Ab dem 18. Oktober 2018 ist die elektronische Vergabe dann das alleinige Vergabeverfahren auch für alle anderen öffentlichen Auftraggeber, zumindest oberhalb der EU-Schwellenwerte.
Die elektronische Vergabe basiert auf der Software der Firma RIB Software AG. Die Marktteilnehmer profitieren von einem System, das sie intuitiv durch den Vergabeprozess führt. Das Formularwesen der GMSH, das speziell für den Vergabeprozess von Architekten- und Ingenieurleistungen entwickelt wurde, unterstützt die Marktteilnehmer im Vergabeprozess und hilft, formale Fehler zu vermeiden.
Im Teilnahmewettbewerb des VgV-Verfahrens können Architekten und Ingenieure uneingeschränkt und barrierefrei auf veröffentlichte Vergabeunterlagen für Planungsleistungen zugreifen, die oberhalb des EU-Schwellenwerts liegen. Ein Interessent kann entweder auf www.e-vergabe-sh.de oder auf der elektronischen Vergabeplattform des Softwareanbieters nach Bekanntmachungen recherchieren und die notwendigen Formulare einsehen, ohne sich vorher registrieren zu müssen. Nach der Registrierung kann der Bewerber seine Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb über die Vergabeplattform einreichen. Ähnlich geht es nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes für die ausgewählten Bewerber weiter. Die Angebotsunterlagen werden in einem geschützten Datenraum der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt und nach der Bearbeitung vom Bieter verschlüsselt abgegeben. Die elektronische Vergabesoftware wurde seit ihrem Start im April 2016 erheblich verbessert und vereinfacht. Die neue Version zur Vergabe von Planungsleistungen arbeitet browserbasiert und ist dadurch unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Der Bewerber oder Bieter muss keine zusätzliche Software installieren. Er braucht lediglich eine E-Mail-Adresse und einen Rechner, ein Tablet oder ein mobiles Endgerät.
Vergaberechtlich ist eine elektronische Signatur zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten nicht erforderlich, es genügt die Textform und somit die Benennung einer zur Vertretung des Bewerbers oder Bieters berechtigten natürlichen Person. Auf dieser Grundlage kommt der Vertrag wirksam zu Stande. Allerdings ist in der HOAI die höherrangige Schriftform bei Auftragserteilung vorgeschrieben, damit eine über den Mindestsatz hinausgehende Honorarvereinbarung (§7 HOAI) auch wirksam wird. Deshalb hat die GMSH bisher den elektronischen Abschluss von Architekten- und Ingenieurverträgen mit Hilfe einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) gefordert, sofern auf die vertraglichen Leistungen die Honorarordnung für Architekten- und Ingenieure (HOAI) anzuwenden ist. Eine Vielzahl von Architekten und Ingenieuren haben die GMSH angesprochen, ob eine Vereinfachung dieser im Interesse der Rechtssicherheit strengen Handhabung möglich wäre. Diese Anregung wurde aufgenommen: Zukünftig wird den Bietern die Verwendung der QES nur empfohlen.
Spätestens ab dem 1. September 2018 werden durchgängig auch elektronische Angebote akzeptiert, die nur in Textform eingehen. Die GMSH wird jedoch für die Vertragsunterzeichnung weiterhin die QES verwenden. Ohne den Einsatz der QES können honorarrechtliche Unsicherheiten ggf. zu Lasten der Architekten und Ingenieure gehen. Um dies zu vermeiden, steht bei jedem Vergabeverfahren eine entsprechende elektronische Vertragsvorlage zur Verfügung, die der Bieter mit einer QES unterzeichnen kann. Die entsprechenden Hinweise werden auf www.e-vergabe-sh.de und mit den Vergabeunterlagen veröffentlicht.
Zukünftig will die GMSH die elektronische Vergabe auch für Planungsleistungen unterhalb des EU-Schwellenwerts nutzen. Die GMSH hat mit allen Beteiligten Gespräche aufgenommen, um einen Stichtag zu finden, ab dem auf Papierangebote ganz verzichtet werden kann. Auch die Architekten- und Ingenieurkammer ist eng einbezogen. Im Rahmen der noch offenen Diskussion wurde bislang der 1. Januar 2021 als möglicher Zieltermin in den Blick genommen. Bisher hat die GMSH durchweg positive Reaktionen erhalten. Die durchgängig elektronische Vergabe wird als Beitrag zur Verwaltungsvereinfachung gesehen und als Möglichkeit für regionaler Anbieter, sich im Wettbewerb besser zu positionieren.
Die GMSH wird auch in diesem Jahr mit einem Messestand auf der NordBau Messe in Neumünster vertreten sein (Forum Halle 1, Stand Nr. 1421). Die Fachgruppe Zentrale Beschaffungsstelle – Architekten- und Ingenieurleistungen wird dort am Freitag, dem 7. September 2018 für weitere Auskünfte zur Verfügung stehen und freut sich auf einen regen fachlichen Austausch zu allen Fragen rund um die Vergabe von Architekten und Ingenieurleistungen.
Datum
3. Juli 2018