Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen

Immer wieder stellen Mitglieder die Frage nach Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Aus der folgenden Tabelle können Sie die für Sie als Architekt bzw. Ingenieur relevanten Fristen sowie rechtlichen Grundlagen entnehmen:

AufbewahrungsfristenRechtliche GrundlageUnterlagen (beispielhafte Aufzählung)Hinweise
30 Jahre  § 197 BGB: Der gesetzliche Herausgabeanspruch des Auftraggebers gegenüber dem Architekten/Ingenieur verjährt nach 30 Jahren Baugenehmigungen, Fachgutachten, Bauverträge, statische Berechnungen, Kataster- und Lagepläne, Schriftwechsel im Auftrag des Auftraggebers, Leistungsverzeichnisse, Vertragsurkunden Originalunterlagen nach Vertragsbeendigung gegen Nachweis dem Auftraggeber übergeben.
10 Jahre Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichtgemäߧ§ 238, 257 HGB; §§ 140 ff. AO; §§ 4, 41 EStG, § 22 UStGBankauszüge, Belege so weit Buchungsunterlagen, Betriebskostenabrechnungen, Bewirtungsunterlagen, Bilanzen, Darlehensunterlagen, Gehaltsliste, Gewinn- und Verlustrechung, Geschenknachweise, Jahresabschluss, Lastschriftanzeigen, KassenzettelDie 10jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde (§ 147 AO).Verlängern Sie daher die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr. 
6 Jahre Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichtgemäߧ§ 257 Absatz 1 Nr. 2, Nr. 3 HGB; § 147 Absatz 1 Nr. 2, 3 und 5, Absatz 3 AO;§ 41 Absatz 1 EStG Angebotsunterlagen, Geschäftsbriefe, Mahnvorgänge, Versicherungspolicen
5 Jahre       Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüchegemäß §§ 634, 634 a Absatz 1 Nr. 2 BGB   Projektbezogene Unterlagen
3 Jahre Verjährung Vergütungsanspruch Auftragnehmer gemäß §§ 195,199 Abs. 1, Absatz 4 BGB Verjährung Ansprüche Auftraggeber gemäß §§ 631 Absatz 1, 280, 634 a Absatz 3 BGB Projektbezogene Unterlagen
 2 JahreSteuerrechtliche Aufbewahrungsfrist gemäß § 14 b Absatz 1 Satz 5 UStG Verjährung Gewährleistungsansprüche des Auftraggebers bei sonstigen Werken gemäß § 634 a Absatz 1 Nr. 1 BGBRechnungen, Zahlungsbelege   Projektbezogene Unterlagen

Abschließend möchte ich Sie darauf hinweisen, dass im Jahr 2012 beabsichtigt war, die Aufbewahrungsfristen zu verkürzen. Das Jahressteuergesetz ist aber im Jahr 2012 aus formellen Gründen nicht mehr zum Abschluss gebracht worden. Sollte das Jahressteuergesetz in diesem Jahr noch verabschiedet werden, erfolgt über die Homepage der Kammer sowie über das Deutsche Architektenblatt/Ingenieurblatt ein Hinweis.

Simone Schmid
Geschäftsführerin / Justitiarin

Datum

7. März 2013