Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen

Immer wieder stellen Mitglieder die Frage nach Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen. Aus der folgenden Tabelle können Sie die für Sie als Architekt bzw. Ingenieur relevanten Fristen sowie rechtlichen Grundlagen entnehmen:

Aufbewahrungsfristen	Rechtliche Grundlage	Unterlagen (beispielhafte Aufzählung)	Hinweise
30 Jahre	§ 197 BGB: Der gesetzliche Herausgabeanspruch des Auftraggebers gegenüber dem Architekten/Ingenieur verjährt nach 30 Jahren	Baugenehmigungen, Fachgutachten, Bauverträge, statische Berechnungen, Kataster- und Lagepläne, Schriftwechsel im Auftrag des Auftraggebers, Leistungsverzeichnisse, Vertragsurkunden	Originalunterlagen nach Vertragsbeendigung gegen Nachweis dem Auftraggeber übergeben.
10 Jahre	Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichtgemäߧ§ 238, 257 HGB; §§ 140 ff. AO; §§ 4, 41 EStG, § 22 UStG	Bankauszüge, Belege so weit Buchungsunterlagen, Betriebskostenabrechnungen, Bewirtungsunterlagen, Bilanzen, Darlehensunterlagen, Gehaltsliste, Gewinn- und Verlustrechung, Geschenknachweise, Jahresabschluss, Lastschriftanzeigen, Kassenzettel	Die 10jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde (§ 147 AO).Verlängern Sie daher die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr.
6 Jahre	Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichtgemäߧ§ 257 Absatz 1 Nr. 2, Nr. 3 HGB; § 147 Absatz 1 Nr. 2, 3 und 5, Absatz 3 AO;§ 41 Absatz 1 EStG	Angebotsunterlagen, Geschäftsbriefe, Mahnvorgänge, Versicherungspolicen
5 Jahre	Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüchegemäß §§ 634, 634 a Absatz 1 Nr. 2 BGB	Projektbezogene Unterlagen
3 Jahre	Verjährung Vergütungsanspruch Auftragnehmer gemäß §§ 195,199 Abs. 1, Absatz 4 BGB Verjährung Ansprüche Auftraggeber gemäß §§ 631 Absatz 1, 280, 634 a Absatz 3 BGB	Projektbezogene Unterlagen
2 Jahre	Steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist gemäß § 14 b Absatz 1 Satz 5 UStG Verjährung Gewährleistungsansprüche des Auftraggebers bei sonstigen Werken gemäß § 634 a Absatz 1 Nr. 1 BGB	Rechnungen, Zahlungsbelege   Projektbezogene Unterlagen

Abschließend möchte ich Sie darauf hinweisen, dass im Jahr 2012 beabsichtigt war, die Aufbewahrungsfristen zu verkürzen. Das Jahressteuergesetz ist aber im Jahr 2012 aus formellen Gründen nicht mehr zum Abschluss gebracht worden. Sollte das Jahressteuergesetz in diesem Jahr noch verabschiedet werden, erfolgt über die Homepage der Kammer sowie über das Deutsche Architektenblatt/Ingenieurblatt ein Hinweis.

Simone Schmid
Geschäftsführerin / Justitiarin