Hinweise zur Datenverarbeitung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Hier: Teilnahme an der Digitalen Kammerversammlung 2021 mit der Software Zoom
Mit Ihrer Anmeldung zur Digitalen Kammerversammlung 2021 der Architekten- und Ingenieurkammer Schleswig-Holstein (AIK) teilen Sie der AIK personenbezogene Daten mit. Diese Information ist eine Ergänzung unserer allgemeinen Information zur Datenverarbeitung und informiert über die zusätzliche Verarbeitung im Rahmen unserer Digitalen Kammerversammlung 2021 mit der Software Zoom. Nach Art. 13 DSGVO sind wir verpflichtet, Ihnen bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten gewisse Informationen mitzuteilen. Unserer Informationspflicht kommen wir hiermit gerne nach.
- Verantwortlicher
Verantwortlich für die vorgenannten Datenverarbeitungen ist im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
Architekten- und Ingenieurkammer Schleswig-Holstein (im Folgenden: AIK SH), Düsternbrooker Weg 71, 24105 Kiel, info@aik-sh.de.
Die AIK SH wird gerichtlich und außergerichtlich durch ihren Präsidenten und die Geschäftsführerin vertreten.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom, die Firma Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113 mit Sitz in den USA für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.
- Umfang der Datenverarbeitung
Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung, Speicherung sowie Nutzung (im Folgenden: „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Rahmen der Anmeldung und Durchführung der Digitalen Kammerversammlung 2021 mit der Software Zoom der Firma Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113 mit Sitz in den USA auf.
Zur Durchführung der Digitalen Kammerversammlung 2021 wird die Webinar-Software Zoom verwendet. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich, um diese Kammerversammlung durchzuführen. Um an der Digitalen Kammerversammlung 2021 teilzunehmen können Sie entweder die Desktop-App, den Browser oder eine mobile App verwenden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
- Zwecke und Kategorien
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, die Digitalen Kammerversammlung 2021 durchzuführen. Im Rahmen der Durchführung der Digitalen Kammerversammlung 2021 werden die folgenden Datenkategorien über die Software Zoom verarbeitet:
Angaben zum Benutzer im Rahmen der Registrierung: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Sie müssen sich über ein Formular für die Digitalen Kammerversammlung 2021 registrieren. Im Rahmen der Registrierung zur Digitalen Kammerversammlung 2021 müssen Sie einen Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adresse eingeben, um den Link zur Digitalen Kammerversammlung 2021 übersendet zu bekommen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, dann erhalten Sie den Link zur Digitalen Kammerversammlung 2021 per E-Mail übersendet.
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Standort, Spracheinstellungen, Betriebssystem
Diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendiger Weise im Hinblick auf die Digitale Kammerversammlung 2021 verarbeitet werden.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse im Falle der Nutzung von Voice-over-IP (VOIP) gespeichert werden.
Auch diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendiger Weise im Hinblick auf die Digitale Kammerversammlung 2021 verarbeitet werden.
Textdaten: Nutzen Sie eine Chat-, Frage- oder Umfragefunktion. So werden naturgemäß diese Inhaltsdaten zu Zwecken der Kommunikation binnen der Digitalen Kammerversammlung 2021 verarbeitet. Es ist jedoch Ihnen überlassen, diese Funktion zu nutzen.
Audio- und Videodaten: Beteiligen Sie sich mit Wortbeiträgen und/oder nutzen Sie gleichfalls die Videofunktion, um eine visuelle Übertragung Ihres Abbildes zu ermöglichen, so werden naturgemäß diese personenbezogenen Inhaltsdaten zu Zwecken der Kommunikation binnen der Digitalen Kammerversammlung 2021 verarbeitet. Es ist Ihnen überlassen, diese Funktionen zu nutzen. Nur wenn Sie das Mikrofon oder die Kamera Ihres Endgeräts selbst aktivieren, können die vorgenannten Datenverarbeitungen stattfinden.
Aufzeichnung: Die Digitale Kammerversammlung 2021 wird nicht aufgezeichnet.
Berichte: Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.
An dieser Stelle noch ein Hinweis: Zoom Video Communications Inc. als Anbieter von Zoom hat seinerseits auf der Unternehmenswebseite Analyse- und Trackingdienste aktiviert. Auf diese durch Zoom Video Communications Inc. vorgenommene Datenverarbeitung haben wir weder Einfluss noch Zugriff. Dennoch möchten wir Sie an dieser Stelle auf die Vornahme dieser Datenverarbeitung hinweisen: Einzelheiten zur Datenverarbeitung auf der Zoo-Website können Sie hier nachlesen: https://zoom.us/de-de/privacy.html
Sie können zudem beim ersten Aufruf der zoom-Website einstellen, dass die Verwendung von Cookies und andere Datenverarbeitungen, auf das für den Betrieb der Website notwendige Maß beschränkt werden (Required Cookies).
- Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorgenannten Daten zur Durchführung der Digitalen Kammerversammlung 2021 ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. §§ 19 Abs. 6, 35 ArchIngKG, da die Datenverarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
- Zweckgebundene Datenverarbeitung, Empfänger von Daten, Weitergabe von Daten
Wir beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung. Sämtliche vorgenannten Daten verarbeiten wir nur zu den bereits genannten Zwecken.
Für die Durchführung der Digitalen Kammerversammlung 2021 arbeiten wir mit einem externen Moderator zusammen. Dieser verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Mit dem Moderator ist dementsprechend ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO abgeschlossen worden.
Empfänger Ihrer Daten im vorgenannten Rahmen ist außerdem der Softwareanbieter Zoom Video Communications Inc., der die Software Zoom bereitstellt und als Unterauftragsverarbeiter ebenfalls nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet wurde. Zoom Video Communications Inc. hat seinen Sitz in den USA. Die USA werden vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden, zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Zoom Video Communications Inc. sichert ein angemessene Schutzniveau durch die Verwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages zu. Alle Daten, die von der Zoom-App oder dem Browser zur Zoom-Cloud übermittelt werden, werden während der Übertragung verschlüsselt. Mit Ihrer Anmeldung zur Digitalen Kammerversammlung 2021 willigen Sie zugleich gem. Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO ein, dass Ihre Daten in den USA verarbeitet werden.
Des Weiteren sehen und hören andere Teilnehmer*innen der Digitalen Kammerversammlung 2021 Sie und Ihre Beiträge und insofern sind diese Empfänger Ihrer Daten.
- Dauer der Verarbeitung, Löschen von Daten
Sämtliche die Digitalen Kammerversammlung 2021 betreffende Daten werden spätestens 6 Monate nach der Digitalen Kammerversammlung 2021 gelöscht, es sei denn, dem stehen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
- Betroffenenrechte (u.a. Auskunfts-, Widerrufs-, Widerspruchs- und Löschungsrechte)
Als Betroffener haben Sie die folgenden Rechte gegenüber der AIK SH als Verantwortliche:
Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.
Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.
Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten – geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.
Darüber hinaus steht Ihnen daneben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu. Die für uns zuständige Behörde ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
Telefax: 0431 988-1223
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
www.datenschutzzentrum.de
Ihre Rechte können Sie jederzeit durch postalische Erklärung gegenüber der Architekten- und Ingenieurkammer Schleswig-Holstein, Düsternbrooker Weg 71, 24105 Kiel oder per E-Mail an: info@aik-sh.de ausüben.
Wenden Sie sich bei Fragen jederzeit unter info@aik-sh.de an uns oder unmittelbar an unseren Datenschutzbeauftragten. Die kompletten Daten des Datenschutzbeauftragen finden Sie nach- stehend.
- Datenschutzbeauftragter
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Tomaske GbR
Christian Tomaske
Telefon: 0171 3804773
E-Mail: ct@ufdi.de