Wichtige Information: Einführung der Elektronischen Vergabe in Schleswig-Holstein - Vorstehende Mitteilung erfolgt auf Wunsch des GMSH durch die Architekten- und Ingenieurkammer Schleswig-Holstein

Seit dem 28.09.2011 befindet sich das von dem Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) aufgebaute E-Vergabesystem im Echtbetrieb, alle Bieter haben seither die Möglichkeit bei Ausschreibungen im VOB- und VOL-Bereich elektronisch an Vergabeverfahren teilzunehmen.

„Elektronische Vergabe“ ist die medienbruchfreie, elektronische Abwicklung von Ausschreibungsprozessen. Mit Hilfe der elektronischen Vergabe können Ausschreibungen der öffentlichen Hand nach VOB, VOL und in Zukunft VOF vollständig und rechtsverbindlich über das Internet abgewickelt werden. Hiervon profitieren öffentliche Auftraggeber und bietende Unternehmen gleichermaßen. Die oft formalisierten Vergabeverfahren können mit diesem Instrument papierlos, rechtssicher und schnell durchgeführt werden.

Die bietenden Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Prozesse bei der Bearbeitung und Abgabe von Angebote signifikant zu beschleunigen damit Kosten zu sparen. Auch die zeitgerechte Übermittlung der Angebote zu den Abgabeterminen wird über den elektronischen Weg via Internet einfacher möglich.

Die Einführung der elektronischen Vergabe durch das GMSH im engen Kontakt zu den Unternehmen und den Organisationen der Wirtschaft ist positiv aufgenommen worden. Seit dem 28.09.2011 haben sich ca. 600 Unternehmen am System registriert. Die Tatsache, dass die Teilnahme an der elektronischen Vergabe freiwillig und nahezu kostenfrei erfolgen kann, dürfte zu diesem erfolgreichen Start beigetragen haben.

Die elektronische Vergabe freiberuflicher Leistungen an Architektur- und Ingenieurbüros wird in dem GMSH derzeit vorbereitet und soll ebenfalls schnellstmöglich produktiv gesetzt werden. Das Verfahren wird wie folgt ablaufen:

• Das GMSH veröffentlicht die zur Vergabe anstehenden Aufträge auf   ihrer elektronischen Vergabeplattform.
• Das interessierte Büro kann die Vergaben über die Internetseite des GMSH aufrufen und die spezifischen Unterlagen anfordern.
• Voraussetzung: Der Bieter registriert sich auf der E-Vergabeplattform (einmalig).
• Es folgt der elektronische Versand der Vergabeunterlagen (Benachrichtigung per E-Mail).
• Die elektronische Abgabe eines rechtsverbindlichen Angebots ist mit einer elektronischen Signatur möglich.
• Kommt es zum Vertragsschluss, kann auch der Vertrag von beiden Seiten rechtsverbindlich mit qualifizierter elektronischer Signatur gezeichnet werden.

Es sollen nicht nur die nach der VOF formgebundenen Vergaben über die Plattform elektronisch abgewickelt werden, sondern auch - und gerade - die grundsätzlich formfreien Vergaben freiberuflicher Leistungen unterhalb des Schwellenwertes der VOF bzw. der Vergabeverordnung (zurzeit 193.000 € netto Honorarsumme). Im letztgenannten Segment schließt das GMSH jährlich weit mehr als 2.000 Verträge ab. Im Sinne einer klaren Zielgruppenzuordnung und zwecks deutlicher Abgrenzung zu den Vergaben nach VOB und VOL werden alle Vergaben freiberuflicher Leistungen unabhängig von der Höhe des Auftragswertes unter dem Kürzel VOF zusammengefasst.

Die elektronische Vergabe einer freiberuflichen Leistung erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform des GMSH und endet mit dem Vertragsschluss. Von der elektronischen Vergabe freiberuflicher Leistungen ist zu unterscheiden die Vergabe von Bauleistungen und sonstigen Leistungen, an denen das jeweils beauftragte Büro zu beteiligen ist.

Der Dokumentenaustausch, der im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Beauftragung und Überwachung von Bauleistungen zwischen der GMSH und dem jeweils beauftragten Büro stattfindet, erfolgt über eine andere Plattform, den PlanTeam-Server. Für die elektronische Abwicklung eines Vergabeprozesses ist der PlanTeam-Server nicht vorgesehen. Diese Plattform soll der Projektbearbeitung vorbehalten bleiben, d.h. der Zugang wird auf die jeweils Projektbeteiligten beschränkt. <s></s>

Zur Vorbereitung der Produktivsetzung der elektronischen Ausschreibung freiberuflicher Leistungen plant das GMSH weitere Informationsveranstaltungen, um auch die Architektur- und Ingenieurbüros von diesem Instrument der Verfahrensoptimierung zu überzeugen. Die Termine werden mit der Architekten- und Ingenieurkammer Schleswig-Holstein abgestimmt. Weitergehende Informationen zur elektronischen Vergabe können auch unter www.gmsh.de/Ausschreibungen eingesehen werden.